Dans le monde de la veille, il existe 3 types de rencontres : les rencontres de rétrospectives, de synthèse et de prise de décisions stratégiques. Dans ce billet, je commence avec la rencontre de rétrospectives et au cours des prochaines semaines, j’aborderai les deux autres types.
Les réunions de rétrospective sont une composante essentielle. Il s'agit d'un débriefing crucial ou d'un "regard en arrière" sur le travail de veille pour évaluer la pertinence des informations et des commentaires recueillis par des utilisateurs en entreprise.
D’un point de vue axes de veille, nous regarderons si les objectifs stratégiques de l’entreprise ont changé. Par exemple, si un de nos axes de veille est la concurrence, il se peut que de nouveaux joueurs apparaissent et qu’il est maintenant temps de les suivre.
D’un point de vue de la pertinence de l’information, on parle ici de l’intérêt et du niveau de la précision des lecteurs face à cette information. Par exemple, il se peut qu’un des axes de veille soit l’Intelligence Artificielle et qu’on souhaite connaître les dernières avancées afin de mieux se positionner. Un article sur une avancée en Australie pourrait être trop loin de la réalité de vos lecteurs à ce stade-ci ou il se pourrait qu’une nouvelle législation en Allemagne le soit également.
Cet exercice permet au veilleur d'en apprendre davantage sur les besoins internes d’informations et de s'améliorer en étant de plus en plus précis sur les cibles d’intérêts. Plus vous échangerez avec vos utilisateurs, mieux vous serez en mesure de préciser vos recherches.
La fréquence, la durée et le format de ces rencontres peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Par exemple, il peut s'agir d'une seule rencontre de deux heures aux trois mois ou d’une rencontre mensuelle de 30 minutes. Cela dépend généralement du niveau de maturité de l'implantation de l’exercice de veille au sein d’une entreprise.
Lors de l'implantation d’une pratique de veille, le veilleur va généralement souhaiter rencontrer les utilisateurs après la remise d’un bulletin afin de s’assurer de la pertinence de l’information et de sa compréhension à l’interne. Cela permet aussi de réajuster les axes de veille en fonction de ce que le veilleur a pu observer. Lors de l’implantation, le veilleur peut souhaiter faire des rencontres avec chacun des utilisateurs afin d’obtenir un maximum d'informations pour se réajuster.
Voici quelques exemples de questions qui peuvent être posées dans le cadre de ces rencontres :
Un conseil : partagez les questions à l'avance avec les membres de l'équipe afin qu'ils puissent les examiner et y répondre avant la rétrospective, ce qui permettrait de mieux utiliser le temps pendant la réunion.
En terminant, n’oubliez pas, les rétrospectives sont un outil essentiel pour aider à l’activation de la veille au sein d’une entreprise.