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Comment tirer le meilleur parti des participants dans le cadre d’une rencontre de prise de décisions stratégiques?

07 décembre 2021 Comment tirer le meilleur parti des participants dans le cadre d’une rencontre de prise de décisions stratégiques?

Que faire de cette belle information recueillie dans le cadre de la veille stratégique? Comment s’assurer que l’information captée par notre gardien de l’information (le veilleur) ne finisse pas dans la corbeille des boîtes courriels des utilisateurs de la veille en entreprise? Comment ‘’activer’’ cette information pour qu’il s’en découle des actions concrètes?

Ce sont des questions que je me pose tous les jours afin de mieux supporter nos clients chez Phar. Dans le cadre de chacune des rencontres de prise de décisions stratégiques que je facilite, j'utilise différentes techniques de facilitation pour m'adapter aux besoins de mes clients.

Dans ce billet, j’aimerais vous partager la puissance du format des structures libératrices pour passer de l'info clé provenant de la veille à la prise de décisions stratégique. Les structures libératrices sont un cadre créé par Henri Lipmanowicz et Keith McCandless, destiné à promouvoir des moyens puissants de stimuler les interactions au sein d’une équipe.

Il existe de nombreuses techniques mais celle que j’ai décidé de vous présenter est le What, So What, Now What  :)! Il s'agit d'une technique qui aide les groupes à réfléchir sur une information commune afin de renforcer la compréhension tout en évitant les conflits improductifs lors d'une rétrospective.

Cette technique permet de réfléchir sur une expérience commune de manière à consolider la compréhension et stimuler des actions coordonnées tout en évitant les conflits improductifs. Chaque participant prendra la parole tout en triant les idées et en définissant les nouvelles directions. La progression par étape rend le procédé pratique et le cheminement collectif de cette approche élimine la plupart des malentendus qui pourraient alimenter les désaccords sur ce qu’il y a à faire.

Voici donc les étapes pour utiliser cette technique: Il est à noter que si le groupe rassemble 10-12 personnes ou moins, il faut faire le débriefing avec le groupe entier. Autrement, scinder le groupe en plusieurs petits groupes de discussion et intégrer une étape de plénière en grand groupe à chaque étape.

Avant la rencontre: Avant la tenue de cette rencontre, les participants ont reçu un document de synthèse ou il y a eu la tenue d’une rencontre de synthèse pour se familiariser avec l’information clé.

Première étape : « WHAT ? / QUOI ? ».

  • Vous amenez les participants à travailler seuls en répondant aux questions suivantes : qu’est ce que j'ai remarqué; quels faits ou observations m’ont frappé ?
  • Ensuite, les participants partagent en petits groupes ce qu’ils ont noté.

Deuxième étape : « SO WHAT ? / ET ALORS ? ».

  • Les participants travaillent seuls sur les questions suivantes : en quoi ces faits sont-ils importants, quels modèles ou conclusions en émergent; quelles hypothèses peut-on faire ?
  • Ensuite, les participants partagent en petits groupes ce qu’ils ont noté.

Troisième étape : « NOW WHAT ? / ET MAINTENANT QUOI ? ».

  • Les participants travaillent seuls sur les questions suivantes : et maintenant; quelles actions sont dans la logique de ce qui est ressorti des étapes précédentes?
  • Ensuite, en petits groupes, un partage des actions et décisions est fait.

Comme vous avez pu le voir, cette technique est très simple et elle permet d’inclure l’intelligence collective.

En terminant, mon petit conseil : prévoyez du temps pour le débriefing - ne le banalisez pas, ne le précipitez pas. C’est souvent à ce moment qu’il y a les “HA HA moments” et les beaux partages.

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